O que é certificado digital?

Certificado digital é uma assinatura eletrônica, que utiliza chaves criptográficas para confirmar a identidade de uma pessoa física ou empresa. O certificado digital pode ser obtido em formato de arquivo ou em um hardware como cartão inteligente ou token, e serve para garantir a validade jurídica e dar mais segurança a processos burocráticos que utilizam sistemas de informação.

São três os tipos mais comuns de certificados digitais:

e-CPF: um certificado digital utilizado para pessoas físicas. Embora o empresário possa usá-lo para assinar digitalmente documentos na posição de representante legal da empresa, ele não serve para emitir notas fiscais eletrônicas, por exemplo.

e-CNPJ: esse é o certificado ideal para as empresas, que permite a autenticação da companhia em uma série de processos que você verá a seguir.

NF-e: apesar de o e-CNPJ servir para a emissão de notas fiscais eletrônicas, esse certificado digital, específico e exclusivo para esse fim, é mais adequado, porque se um funcionário seu for responsável pela emissão dos documentos fiscais, não haverá o perigo de ele utilizar o certificado indevidamente para outras tarefas.

Vantagens do certificado digital

Empresas optantes pelo regime tributário de lucro real ou lucro presumido, ou qualquer outra que emita nota fiscal eletrônica, são obrigadas a ter um certificado digital. Além da exigência legal, a assinatura eletrônica traz uma série de outras vantagens:

• Maior confiabilidade
• Maior segurança contra fraudes
• Maior privacidade nas trocas de mensagens
• Redução nos custos para assinar e reconhecer documentos
• Menos burocracia
• Economia no tempo.

Para que serve certificado digital?

O certificado digital pode ser utilizado em vários processos de interesse do gestor de uma empresa. Veja alguns dos principais abaixo:

Emitir nota fiscal eletrônica

Mesmo que empresas do Simples Nacional não sejam obrigadas a emitir nota fiscal eletrônica (NF-e), essa é uma alternativa muito mais prática do que o velho bloquinho preenchido à mão. Além disso, o Ministério da Fazenda tem o objetivo de, aos poucos, instituir completamente a emissão eletrônica de documentos fiscais.

Desse modo, quase todas as empresas precisarão de um certificado digital, pois ele é necessário para a emissão das notas fiscais eletrônicas. É a assinatura eletrônica que garante a integridade da autoria de uma NF-e e, portanto, a sua validade jurídica.

Reconhecer firma

Você já sabe que há vários documentos, para fins diversos, que só têm utilidade se tiverem a firma reconhecida em cartório. Desse modo, você paga um motoboy, destaca um office boy ou outro funcionário para fazer o serviço, ou então se desloca ao cartório e perde um tempão. O certificado digital ajuda a dar agilidade em muitos desses casos, pois garante a autenticidade das informações trocadas.

Realizar transações bancárias seguras

Se você ainda tem desconfiança quanto à segurança de sistemas de internet banking para realizar as operações financeiras da empresa, o certificado digital é uma ótima alternativa para ter maior proteção. Assim, você também não precisa perder tempo indo ao banco pessoalmente quando precisar fazer uma transferência ou outro serviço.

Acessar serviços do e-CAC

Vários serviços disponíveis no Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC) da Receita Federal só estão disponíveis para os usuários que acessam o sistema com um certificado digital.

O e-CAC é serviço que, desde que foi lançado, em 2005, tornou muito mais simples e desburocratizada a relação entre os contribuintes e a Receita Federal. Lá, é possível consultar a sua situação fiscal, status de cobranças, despachos, intimações e muito mais.

Enviar informações para a GFIP e eSocial

A partir do dia 1º de julho de 2016, empresas optantes pelo Simples Nacional que possuem mais de cinco empregados precisam utilizar um certificado digital na hora de prestar informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias à Receita Federal, por meio da GFIP e do eSocial.

A obrigatoriedade já está vigente para empresas com mais de oito empregados, desde o início do ano. A exigência decorre da Resolução 94/2011, do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN), com a redação do inciso pela resolução 122/2015 e atualização do cronograma na resolução 125/2015.

Enviar a DIPJ

Se a sua empresa não é optante pelo Simples Nacional, você é obrigado a ter um certificado digital para enviar ao Receitanet a declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), referente ao Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ). Receitanet é o serviço eletrônico que valida e transmite as declarações de pessoas físicas e jurídicas.

Assinar contratos

Você não precisa mais reunir duas pessoas na mesma sala para assinar um contrato. Cada parte envolvida pode ler o texto do contrato de onde está e assinar com um programa chamado assinador digital, que usa o certificado para validar o documento.

Emitir CT-e

CT-e é o Conhecimento de Transporte Eletrônico, um documento transmitido e armazenado eletronicamente que comprova, para fins fiscais, a prestação de serviços de transporte. Assim como no caso da NF-e, é necessário um certificado digital para validar juridicamente o CT-e.

Trocar e-mails seguros

Uma conta de e-mail é muito mais vulnerável a hackers do que podemos imaginar. Com um certificado digital, você pode trocar mensagens criptografadas com parceiros comerciais que também tenham um certificado, garantindo total segurança às informações. A assinatura eletrônica no e-mail também é uma maneira de comprovar juridicamente a autoria de quem o enviou.

Acessar o ComprasNET

O Comprasnet é o portal de compras do Governo Federal, acessado por empresas participantes de licitações e contratações feitas pela Administração Pública Federal direta. Para ingressar no sistema, um certificado digital do tipo e-CNPJ ou e-CPF é necessário.

Como obter um certificado digital

O certificado digital deve ser adquirido de uma Autoridade Certificadora (AC)habilitada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ICP-Brasil). Aqui, você confere uma lista com 14 opções de ACs fiscalizadas pela ICP-Brasil.

Escolhida a AC, o solicitante precisa comparecer pessoalmente a uma Autoridade de Registro (AR) para validar os dados que preencheu no seu pedido. Toda a documentação será cuidadosamente verificada, pois as ACs são fiscalizadas rigorosamente para conceder a assinatura digital apenas a usuários devidamente identificados.

Caso se trate de um certificado digital A3, o cliente receberá o dispositivo (cartão inteligente ou token) na própria AR. Já para o A1, o usuário vai receber as orientações da AC ou AR sobre os procedimentos para fazer o download do arquivo, os requisitos e informações sobre o suporte técnico.